Slik går du fra store til små møterom

Lenge har de store møterommene vært en standard på norske kontorer. Men i løpet av de siste årene har noe endret seg. I kjølvannet av pandemien har veldig mange gått vekk fra fysisk oppmøte på kontoret hver eneste dag. I stedet har flere gått for en hybridløsning, som betyr at vi ikke alltid er fulltallige på kontoret. 

Med færre fysisk til stede på kontoret, blir ikke de store møterommene brukt til sin fulle kapasitet. Vi holder flere mindre møter, med både fysisk og digital deltagelse. Hvorfor ikke gjøre noe med dødplassen, og skape flere mindre møterom? 

Les også: Slik moderniserer du de eldre m øterommene

1. Lytt til de ansatte – hva ønsker de av møterommene? 

Før pandemien var det slettes ikke uvanlig å ta fem minutter ved pulten, eller en telefon i åpent landskap. Selv om det kanskje også skjer nå, vil nok flere si at det skjer sjeldnere enn før. Kanskje er vi blitt vant til en større grad av privatliv? 

Uavhengig av hva som er grunnen, opplever vi større etterspørsel på mindre møterom, og ikke minst stillerom. 

Før du starter en større prosess: Spør de ansatte hva de ønsker seg av en eventuell ombygging. Hvis det er ønske om flere møterom, bør du også høre hvilke funksjoner og løsninger de trenger. Dette kan du med fordel gjøre sammen med en rådgivende part, som kan komme med forslag man selv ikke har tenkt på

2. Teknisk vurdering av fasilitetene 

Når du først er i gang med å endre møterommene, bør du også få en evaluering over hva du har av utstyr. Kanskje er det noen bord som kan brukes opp igjen? Noen skjermer som kan omplasseres? 

Samtidig kan man få en vurderinger på om det tekniske utstyret fungerer optimalt. Hvis det ikke lenger møter deres behov, kan det oppgraderes eller eventuelt byttes ut med et bedre alternativ. 

Vel så viktig er det å se hvordan rommet er bygd opp. I en slik prosess vil vi sjekke om rommet har kablet eller trådløs tilkobling, ta en vurdering av nettverket og ikke minst snakke med de som bygger om rommene. Dermed kan vi komme med på hvor du bør plassere uttak, hvilke kabler du trenger og lignende. 

3. Hva skal møterommene løse? 

Hvis det primære behovet er å skape mindre møterom der man kan holde hybridmøter, finnes det flere løsninger for dette. 

Trådløse møterom har blitt et yndet valg for flere som skal endre kontorfasilitetene. Blant annet skyldes dette at du trenger langt mindre AV-kabling, som kan være dyrt å legge opp. Det er ikke lenger slik at man trenger avanserte systemer og styringsløsninger. Imidlertid er det viktig å vurdere om nettverket dere har i dag er godt nok for hybridmøter. 

Mange opplever at skjermen hakker midt i et møte, eller at det tar tid før man kan koble seg opp. Under en befaring vil vi vurdere om dere har god nok kapasitet i nettverket i dag, og komme med en eventuell tiltaksplan.

Dersom du ikke ønsker trådløse møterom, kan du eksempelvis gå for et kablet rom med fornuftig utrustning av teknisk utstyr i henhold til behovet. Men dersom du likevel skal pusse opp, lønner det seg å gå for en variant du har i mange år fremover – derfor er trådløse møterom en favoritt hos flere av våre kunder.  

Mindre møterom gir bedre trivsel

Når noen er på kontoret, og andre på hjemmekontor, må man samle teamet på en annen måte. Med flere mindre møterom er det aldri et problem å finne et ledig rom, som igjen resulterer i mindre irritasjon hos de ansatte. 

Hvis vi ikke kommer disse ønskene i møte, kan det fremstå som at man får dårligere utbytte av tiden på jobb kontra hjemme. Vær i forkant, og lytt til de ansatte – gode fasiliteter er viktig for trivselen. 

Våre eksperter stiller gjerne til en uforpliktende befaring, der vi går gjennom hva som trengs for å forvandle de store møterommene til velfungerende, små møterom.