Slik moderniserer du møterommene

Etter to år på hjemmekontor, er de fleste nå tilbake på kontoret – enten det er hver dag, eller bare 2-3 dager i uken. Den såkalte hybridløsningen er blitt den nye arbeidshverdagen for mange. Det betyr at også kontorfasilitetene må speile den nye måten vi jobber på. 

Når noen jobber digitalt, og andre er til stede fysisk, bør de tekniske løsningene forbedre arbeidsflyten – ikke gjøre samarbeidet vanskeligere. Dessverre er flere møterom utstyrt med eldre teknisk utstyr, som ved første øyekast kan virke både dyrt og vanskelig å gjøre noe med. Det er ikke nødvendigvis tilfellet. 

Hvor mange møterom har du? 

Dagens møterom er gjerne veldig store som igjen stjeler mye areal. Det er ikke alltid hensiktsmessig. Vi ser allerede nå en tendens til at flere bedrifter velger flere små møterom fremfor de store, blant annet for å la teamene sitte sammen uten å forstyrre de andre. I tillegg brukes de store møterommene ofte av færre mennesker enn rommet er beregnet for, som gjør at man får dårlig utnyttelse av arealet. 

Derfor velger mange å se på arealplanen. Er det enkelt å flytte på veggene, og få flere mindre møterom? Eller er det andre grep som bør gjøres først? 

God rådgivning er avgjørende, og du bør få en prosjektplan som viser hva det vil koste og hva du kan forvente. Trivselsnivået øker som regel blant de ansatte med flere mindre møterom, men det må også passe inn i dine egne budsjetter og fremdriftsplaner. Det er alltid vårt startpunkt, før vi skisser opp en løsning som passer dine behov.

Eldre lokaler har ofte gammelt utstyr

Om du i første omgang kun er ute etter å oppdatere utstyret, er det viktig å få en ordentlig oversikt over hva du har, og hvordan det fungerer. Mange eldre lokaler huser stor teknisk gjeld. Det vil si at utstyret har vært der siden dere tok over lokalet, og dermed ikke fungerer optimalt. 

Hvis det er vanskelig å koble seg opp med det kablede systemet, eller det er problematisk å holde møter der deltagerne er både fysisk og digitalt til stede, er det på tide å vurdere noen endringer. 

Lenke: Våre møteromsløsninger

Hvordan modernisere de gamle møterommene?

Vi starter alltid med en befaring, der vi ser på hvordan møterommet er lagt opp. Man trenger som regel ikke kompliserte installasjoner lenger. Vårt ønske er å enkelt utvide disse løsningene, for å tilrettelegge for digitale møter på kontoret.  

Flere møterom er basert på «Bring Your Own Device»: At du tar med deg din egen bærbare enhet, og kobler denne til en videkonferanse og en skjerm. Det er altså din egen laptop som starter og kjører videomøtet, enten det er gjennom nettleser eller app.

Dersom dette er basisen, er det ikke mye som skal til for å modernisere møterommet. Gjort med riktig utstyr kan et tradisjonelt møterom enkelt bli et trådløst møterom. 

Hva er fordelene med trådløse møterom?

Trådløse møterom er gjerne et godt alternativ, fordi løsningene er mer stabile og krever mindre vedlikehold. Da kan heller det kablede systemet fungere som en backup-løsning. De er også konkurransedyktige i pris. En montør vil ofte bruke kortere tid på selve monteringen, og bonusen er at du får en løsning som vil vare i mange år.  

Bedre brukervennlighet er gjerne det største trekkplasteret for trådløse møterom. Med både digitale og fysiske møtedeltagere er det ekstremt viktig at løsningen fungerer som den skal - uten utfordringer når man skal koble til, og at man har en god flyt gjennom møtet uten tekniske avbrudd. Det fordrer selvsagt også at dere har gode nettverksløsninger.

Den lokale infrastrukturen må være tilpasset til å håndtere digitale møter, og dette er også noe som må hensyntas i en omgjøringsprosess. 

Våre eksperter stiller gjerne til en uforpliktende befaring, slik at du også kan få mer ut av møterommene dine. Ta kontakt om du vil vite mer.